Implementacja elektronicznego obiegu dokumentów w firmie to proces wymagający świadomego podejścia i dobrego planowania.
Spis treści
Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Przetwarzanie dokumentów w formie fizycznej lub skanów przesyłanych mailowo jest dziś czasochłonne, nieefektywne i podatne na błędy. Wdrażając elektroniczny obieg dokumentów (EOD) w firmie można uporządkować, ustandaryzować i zautomatyzować dużą lwią część zadań, minimalizując ryzyko operacyjne. Takie rozwiązane sprzyja podnoszeniu efektywność działań biznesowych, redukcji kosztów i budowaniu rynkowej przewagi przedsiębiorstwa.
4 etapy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie
Wdrożenie EOD bywa procesem rozbudowanym i wymagającym zwłaszcza w średnich i dużych firmach. Dzieli się go na 4 główne etapy:
Analiza potrzeb i wymagań firmy
Każda organizacja działa inaczej i mierzy się na co dzień z innymi wyzwaniami. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów powinno być zawsze poprzedzone analizą potrzeb i wymagań.
Wybór systemu elektronicznego obiegu dokumentów
Ta część obejmuje przegląd i dokładną analizę narzędzi. Kryteriami doboru powinny być tutaj także wnioski wyciągnięte na etapie analizy. Istotne są takie cechy platformy do EOD jak:
- integracja z innymi systemami IT w firmie,
- możliwość zarządzania różnymi typami dokumentów,
- łatwość wdrożenia i rozwoju,
- skalowalność rozwiązania,
- wsparcie techniczne dostawcy,
- koszty zakupu i utrzymania systemu,
- perspektywa rozwoju narzędzia wraz z rozwojem organizacji.
Etap ten obejmuje często demonstrację konkretnego narzędzia oraz konsultacje z dostawcami. Dzięki nim klient może wstępnie zapoznać się z konkretną platformą oraz jej funkcjami, a to ułatwia podjęcie świadomej decyzji zakupowej.
Wdrożenie systemu
Na tym etapie odbywają się instalacja, konfiguracja oraz integracja wybranej platformy z innymi systemami informatycznymi w przedsiębiorstwie. Zazwyczaj wdrożenie rozpoczyna się od zautomatyzowania jednego, pilotażowego procesu, co pozwala przetestować rozwiązanie w praktyce i zaangażować osoby najlepiej znające dany obszar – właścicieli procesów oraz pracowników poszczególnych działów. Wdrożenie obejmuje także szkolenia pracowników z jego obsługi. Mogą one obejmować różne grupy – od użytkowników końcowych po administratorów odpowiedzialnych za utrzymanie systemu oraz jego dalszą optymalizację.
Monitorowanie i optymalizacja procesów
System elektronicznego obiegu dokumentów powinien rozwijać się razem z firmą. W tym kontekście kluczowe jest regularne monitorowanie tego, jak sprawdza się on w codziennej pracy organizacji. Pozwala zidentyfikować obszary, które funkcjonują poprawnie oraz te, które warto udoskonalić.
Pełnię korzyści z wdrożenia można osiągnąć wtedy, gdy organizacja traktuje rozwój systemu jako proces ciągły. Kluczowe jest budowanie kultury innowacji, w której pracownicy są zachęcani do zgłaszania pomysłów na dalszą automatyzację i usprawnianie procesów. Dzięki temu narzędzie może ewoluować wraz ze wzrostem skali biznesu i dynamicznymi zmianami w otoczeniu technologicznym czy prawnym.
Dobrze przeprowadzone wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów to inwestycja w długofalową efektywność operacyjną i odporność organizacji na zmienność rynkową. W tym kontekście warto stawiać na narzędzia od dostawców o bogatym doświadczeniu, dobrej renomie i solidnej pozycji rynkowej.